MATERI KORESPONDENSI SEMESTER I

A. MEMAHAMI KOMUNIKASI KANTOR

1. Definisi Komunikasi Kantor

Komunikasi kantor adalah proses penyampaian berita dari suatu pihak kepada pihak lain, yang berlangsung atau yang terjadi dalam suatu kantor. Komunikasi ini dapat dilakukan secara lisan (langsung maupun dengan alat komunikasi), maupun dalam bentuk tulisan.

2. Fungsi Komunikasi Kantora) Fungsi Kontrol:

• Bahwa setiap organisasi mempunyai hierarki dengan wewenang yang menyertainya;
• Komunikasi formal dapat dilakukan untuk mengontrol karyawan dengan menanyakan ulang deskripsi pekerjaannya;
• Kepada siapa melaporkan hasil pekerjaannya, dan hal-hal lain yang membutuhkan komunikasi dengan atasan mereka;
• Komunikasi informal juga dapat mengontrol mengontrol perilaku karyawan, misalnya jika salah satu karyawan bekerja terlalu lambat, teman yang lain akan mengkomunikasikan ketidakpuasan mereka dengan menjauhi ataupun mengejek bahwa yang bersangkutan sangat lambat;

b) Fungsi Motivasi:

• Fungsi ini biasanya dilakukan melalui pemberian feedback kepada bawahan mengenai apa yang telah mereka lakukan;
• Sebaik apa mereka mengerjakannya;
• Dan apa yang sebaiknya dilakukan untuk meningkatkan kinerjanya di masa depan;

c) Fungsi Emosi:

• Pada dasarnya salah satu tujuan bekerja adalah melakukan interaksi social;
• Interaksi social melalui komunikasi (formal maupun informal);
• Masing-masing anggota organisasi dapat mengekspresikan emosi negative, misalnya frustrasi atau tidak puas dengan peklerjaan yang dikerjakannya selama ini kepada teman sekerja;

d) Fungsi Informasi:

• Fungsi ini berhubungan dengan memperlancar pengambilan keputusan yang dapat dilakukan oleh pihak (pemimpin. pen) manajemen;
• Dengan mentransfer data dan alternative pilihan yang ada, individu atau organisasi akan dengan mudah mengambil keputusan;

3. Bentuk – Bentuk Komunikasi Kantor 

JC. Denyer dalam bukunya Office Mangement, 1975 membagi komunikasi dalam bentuk yang sistematis yaitu:
a. Sistem Komunikasi Tulisan (Written Communication) Sistem Ini meliputi surat yang dikirim melalui pos atau petugas penghantar sendiri, telegram, dan warkat tertulis lainnya. 

b. Sistem komunikasi lisan (Oral Communication) Sistem ini meliputi telepon untuk hubungan ke luar maupun ke dalam kantor sendiri , radio, atau hanya corong suara
c. Sistem Mekanis (Mechanical System) Ini meliputi pipa udara, ban berjalan, teleks sampai televisi
d. Sistem Panggilan Petugas (Staff Location System) Sistem komunikasi ini dipakai untuk mencari, menemukan dan memanggil sesorang petugas dalam suatu lingkungan bangunan atau badan usaha yang luas seperti mnajer produksi di beberapa pabrik atau dokter di rumah sakit, Saranya meliputi sistem radio, pengeras suara, bunyi bel, atau tanda lampu.

4. Jenis-jenis Komunikasi Kantora) Komunikasi internal, yaitu komunikasi yang terjadi di didalam dan diantara anggota organisasi yang bersangkutan. Komunikasi internal ini terdiri atas beberapa bentuk,

• Pertama, komunikasi vertikal, yaitu komunikasi yang tejadi antara atasan dengan bawahan dan komunikasi tersebut mengandung perintah dari atasan kepada bawahannya. Komunikasi ini disebut juga komunikasi fungsi.
• Kedua, adalah komunikasi yang tidak mengandung perintah, tetapi bersifat pengiriman informasi dalam rangka pelaksanaan pekerjaan kantor. Komunikasi ini disebut dengan komunikasi tata usaha.
• Ketiga, adalah komunikasi pribadi, yaitu komunikasi diantara individu dalam organisasi, tetapi tidak berkaitan langsung dengan pekerjaan kantor.

b) Komunikasi eksternal, yaitu komunikasi yang dilakukan oleh para pegawai kantor dengan pihak lain di luar kantornya. Misalnya antara staf kantor dengan klien.
c) Kemampuan berkomunikasi secara efektif sangat diperlukan oleh setiap pegawai di kantor Notaris, karena melalui komunikasi yang efektif tersebut, dapat dengan mudah, cepat, dan tepat dapat dimengerti maksud dan tujuan seorang klien yang datang, dan menimbulkan kepuasan bagi klien yang bersangkutan.

5. Sarana Komunikasi Kantor
a. Surat
b. Telephon
c. Teleks (teleprinter exchange)
d. Faksimile
e. Emali (Electronic Mail)

6. Efektivitas Komunikasi Kantor

Di dalam kehidupan perkantoran,komunikasi efektif ini menjadi sebuah kebutuhan. Banyak aturan yang harus dilengkapi penjelasan, dimaksudkan agar kesalahpahaman interpretasi dapat dihindarkan. Apabila salah seorang pegawai kantor merasa belum jelas dengan informasi yang diterimanya, maka lebih baik meminta penjelasan. Hal ini disebabkan, komunikasi yang tidak efektif di kantor bisa jadi mengakibatkan dampak negatif dan kerugian yang serius. Komunikasi efektif di perkantoran akan sangat membantu peningkatan kinerja dan ketepatan dalam penyelesaian suatu urusan.

a. Menurut Suranto AW (2010:105), ada beberapa indikator komunikasi efektif, ialah:
1) Pemahaman
Pemahaman ialah kemampuan memahami pesan secara cermat sebagaimana dimaksudkan oleh komunikator.
2) Kesenangan
Yakni apabila proses komunikasi itu selain berhasil menyampaikan informasi, juga dapat berlangsung dalam suasana yang menyenangkan kedua belah pihak. Sebenarnya tujuan berkomunikasi tidaklah sekedar transaksi pesan, akan tetapi dimaksudkan pula untuk saling interaksi secara menyenangkan untuk memupuk hubungan insani.
3) Pengaruh pada sikap
Komunikasi dikatakan mempengaruhi sikap, apabila seorang komunikan setelah menerima pesan kemudian sikapnya berubah sesuai dengan makna pesan itu. Tindakan mempengaruhi orang lain merupakan bagian dari kehidupan sehari-hari di perkantoran. Dalam berbagai situasi kita berusaha mempengaruhi sikap orang lain dan berusaha agar orang lain bersikap positif sesuai keinginan kita.
4) Hubungan yang makin baik
Bahwa dalam proses komunikasi yang efektif secara tidak sengaja meningkatkan kadar hubungan interpersonal. Di perkantoran, seringkali terjadi komunikasi dilakukan bukan untuk menyampaikan informasi atau mempengaruhi sikap semata, tetapi kadang-kadang terdapat maksud implisit di sebaliknya, yakni untuk membina hubungan baik.
5) Tindakan
Kedua belak pihak yang berkomunikasi melakukan tindakan sesuai dengan pesan yang dikomunikasikan.Komunikasi efektif menuntut kepekaan seseorang dalam situasi dan kondisi yang ada, bahkan kegagalan organisasi dikaitkan dengan komunikasi yang buruk karena kurangnya perhatian dari para pendengar.
b. Menurut Suranto (2010)“ sebuah komunikasi yang efektif membutuhkan kontak mata, ekspresi wajah, postur tubuh, dan penampilan fisik secara eksternal”

B. KOMUNIKASI TELEPHONE BAHASA INDONESIA

1. Pengertian Telepon
Kata telepon berasal dari kata tele yang berarti "jauh", dan phone yang berarti "bunyi". Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, pengertian telepon adalah sebagai berikut.

• Pesawat dengan listrik dan kawat untuk bercakap=cakap antara dua orang yang berjauhan tempatnya.
• Percakapan yang disampaikan dengan pesawat tersebut.

Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, telepon adalah penyampaian warta dari satu pihak kepada pihak lain di dalam organisasi sendiri ataupun ke luar kantor (atau ke luar kota yang jauh jaraknya) dengan memakai peralatan yang meneruskan suara pembicaraan langsung dari kedua belah pihak.

Dari pengertian diatas, dapat disimpulkan pengertian telepon dilihat dari dua segi, yaitu dari segi wujud dan material/harga, serta dari segi kegiatannya.

• Dari segi wujud dan material/harga, telepon adalah alat/sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan warta dari satu pihak kepada pihak lain yang berjauhan jaraknya, baik secara internal (dalam satu kantor) maupun secara eksternal (di luar kantor/dengan pihak-pihak lain).
• Dari segi kegiatannya, telepon berarti berbicara atau bercakap-bercakap dengan pesawat telepon, baik itu menelepon maupun menerima telepon.

2. Jenis-jenis Pesawat TeleponDitinjau dari peletakannya, ada macam-macam telepon yang digunakan pada suatu organisasi, antara lain sebagai berikut:

• Telepon meja (tablephone), yaitu telepon yang diletakkan di atas meja.
• Telepon dinding (wallphone), yaitu telepon yang diletakkan pada dinding.
• Telepon mobil, kapal, atau pesawat.

Sedangkan dari segi kapasitas atau kemampuan peralatan yang digunakan pesawat telepon, macamnya adalah sebagai berikut

• Satu jalur telepon (single line telephone),bisa dengan sistem tuts atau putarangka. Jenis telepon ini banyak digunakan oleh masyarakat yang memiliki fasilitas telepon di rumah.
• Telepon dengan banyak tuts (multi button telephone), melalui pesawat ini hubungan telepon masuk dapat diatur penyampaiannya kepada orang yang dipanggil. Jenis telepon ini banyak digunakan pada organisasi-organisasi.
• Sistem hunting, yaitu satu nomor telepon dapat digunakan secara serentak untuk beberapa saluran.
• Telepon dengan pengeras suara (loudspeaking telephone), yaitu telepon yang tidak perlu dipegang sewaktu berbicara.

3. Macam-macam Hubungan Telepon
a. Hubungan lokal (setempat), yaitu hubungan yang dilakukan pada lingkup daerah tertentu, misalnya daerah Bandung. Pada hubungan ini tidak perlu menggunakan atau memutar kode area tempat yang dituju.
b. Hubungan interlokal, yaitu hubungan telepon antara dua orang yang jaraknya cukup jauh, misalnya antarkota atau antarprovinsi, namun tetap dalam satu negara. Untuk melakukan hubungan ini, terlebih dahulu seseorang harus menekan atau memutar nomor kode wilayah tempat yang dituju.
c. Hubungan internasional, yaitu hubungan telepon dua orang yang jaraknya melewati batas negara. Untuk melakukan hubungan ini, seseorang harus menekan nomor kode sambungan internasional negara yang dituju.

4. Etika Penanganan TeleponHal-hal yang khusus yang harus diperhatikan ketika menerima telepon,yaitu:

a. Mengangkat gagang telepon dengan menggunakan tangan kiri dan tangan kanan memegang alat tulis serta kertas berisi lembar pesan telepon (LPT)
b. Menyampaikan salam
c. Menyebutkan identitas diri, kantor atau perusahaan
d. Mencatat hal-hal penting dalam lembar pesan telepon (LPT)
e. Bila penelepon kurang jelas,jangan sampai menyebutkan kata apa, hah, heh, karena hal itu tidak sopan
f. Jika penelepon belum memberitahukan identitasnya, mintalah agar penelepon menyebutkan identitas dengan jelas dan nomor telepon yang dapat dihubungi
g. Usahakanlah menerima telepon dengan bersemangat meskipun pekerjaan menumpuk, jangan sampai suara terdengar lesu
h. Jika penelepon terdengar tidak ramah, atau bermaksud mengadu, tanganilah dengan cara profesional.
i. Tetap tenang, kendalikan diri, berbicara dengan sabar, bijaksana, namun tegas.
j. Mendengarkan dengan seksama apa yang diinginkan penelepon (jadilah pendengar yang baik)
k. Menjawab setiap pertanyaan dengan jelas, singkat dan tepat
l. Menyebut nama penelepon dengan tepat, jangan sampai keliru.

5. Hambatan Hubungan TeleponHambatan terbagi dalam dua hal, yaitu faktor alat dan faktor komunikasi.

a. Faktor Alat
Hambatan dari faktor peralatan/alat, yaitu:

• Suara berisik.
• Suara timbul tenggelam.
• Surat mengecil.
• Saat memutar/menekan tombol telepon, tidak terdengan nada kontak.
• Nada sambung tidak terdengar.
• Di tengah-tengah pembicaraan sambungan terputus.

b. Faktor Pemakaian (Komunikan dan Komunikator)
Hambatan dari faktor pemakaian, yaitu:

• Berbicara monoton dan tidak jelas pengucapannya.
• Berdecak atau berbicara di telepon sambil makan.
• Meninggalkan telepon sambil bicara kepada orang lain.
• Berbicara terlalu cepat.
• Desah nafas yang terdengar.
• Berbicara kotor atau sambil bersenda gurau.
• Berbicara sambil kepala bergerak ke kiri dan ke kanan.
• Letak gagang telepon terlalu ke atas/ke bawah.

6. Langkah-langkah Pelayanan Telepon
a. Setiap kali telepon berdering, harus segera diangkat, jangan sampai dering telepon berbunyi lebih dari tiga kali, sebab akan mengganggu suasana kerja.

b. Ucapkan salam begitu telepon diangkat. Misalnya ‘selamat pagi’, ‘selamat siang’, hindarkan dengan mengatakan ”hallo”.Setelah mengucapkan salam, sebutkan identitas diri Anda dengan jelas lalu kemukakan keinginan Anda untuk berbicara dengan orang yang Anda tuju.

c. Menyiapkan buku catatan dan alat tulis untuk mencatat hal-hal yang penting (alat tulis dan block note).

d. Memberi salam kepada penelepon, kemudian menyebutkan identitas perusahaan, sebutkan nama bagian Anda, serta tidak boleh lupa mendahulukan ucapkan salam: selamat pagi, siang, sore dan seterusnya.

e. Jika penelepon bersedia meninggalkan pesan,kita harus men catat pada lembar formulir penerimaan telepon..

f. Nomor nomor telepon, angka angka dan pesan pesan penting harus diulang agar dapat dicek kebenarannya.

g. Menutup telepon setelah penelpon memutuskannya terlebih dahulu. jangan pernah telepon tanpa mengucapkan terima kasih. Kemudian,letakkan gagang telepon secara perlahan-lahan (jangan sampai terbanting)


C. Menerapkan Komunikasi Telepon dalam Bahasa Inggris

1. Etika penanganan telepon dalam bahasa Inggris


a. Jangan menjawab dengan kata “Halo”, “Hai”, atau “Ya?
Kata-kata tersebut dianggap tidak sopan. Kata Halo hanya dipakai untuk sapaan secara informal secara langsung (tidak melalui telepon), untuk orang yang sedang bertemu, baik itu untuk teman lama maupun untuk orang yang baru kenal

b. Mengucapkan salam : Salam adalah kata pembuka yang sopan dalam menerima telepon. Sekarang ini, menjawab telepon dengan greeting tidak saja dilakukan di instansi atau kantor yang sudah tahu Telephone Courtesy, melainkan juga dipakai di rumah dan sekolahan, bahkan sampai pada nomor pribadi.

c. Menyebutkan nama perusahaan (jika berada di perusahaan).
Manfaat menyebutkan nama perusahaan adalah untuk menunjukan identitas dari instansi yang menerima telepon. Hal itu juga memudahkan penelepon mengidentifikasi bahwa nomor yang mereka hubungi adalah benar.

d. Menjawab semua pertanyaan penelepon dengan sopan dan sabar
Menjawab telepon adalah merupakan bagian dari layanan yang diberikan untuk penelepon. Hal ini akan berdampak pada citra perusahaan. Jika perusahaan mempunyai operator telepon atau staf yang tahu tentang tata cara berbicara ditelepon, maka ada anggapan positif terhadap perusahaan yang mereka hubungi. Mereka akan menaruh respek, salut, bahkan hormat terhadap perusahaan tersebut.

2. Langkah Pelayanan telepon dalam bahasa Inggris
a. Jangan membiarkan telepon berdering terlalu lama, maksimal tiga kali berdering segeralah telepon diangkat dan jawablah dengan sopan.

b. Jangan memulai dengan kata “halo” tetapi langsung menyebutkan nama organisasis atau organisasi tempat kita bekerja.

c. Jangan menggunakan pesawat telepon di tempat kerja untuk kepentingan pribadi atau terlalu lama berbicara dengan si penelepon.

d. Berusahalah mendengarkan lawan bicara kita, jangan melamun atau bersikap tidak tertuju pada pembicaraan.

e. Jangan mengucapkan kata-kata yang menyinggung perasaan, sebaliknya bicaralah dengan sikap menyenagkan.

f. Berusahalah menanggapi maksud pembicara dengan cepat dan memberi kesan bahwa orang yang kita ajak bicara diperhatikan seperti layaknya kita berhadapan langsung dengannya.

g. Berbicaralah dengan tempo sedang, tidak terlalu cepat atau lambat.

h. Apabila kita menelepon, kita harus siap menyebutkan nama dan jabatan orang yang akan kita tuju, di samping pokok pembicaraannya.

i. Apabila kita menelepon seseorang, kita dapat menanyakan apakah memang saat ini waktu yang tepat untuk berbicara.

j. Jangan menganggap bahwa panggilan telepon merupakan gangguan kepada pekerja

k. Catat poin pesan-pesan yang disampaikan

l. Mintalah nomor teleponnya, sekaligus mintalah maaf jika membuat kesalahan-kesalahan sewaktu dalam pembicaraan telepon.

m. Mengakhiri pembicaraan dengan tepat.

n. Meletakkan gagang telepon dengan pelan.

3. Hambatan Hubungan telepon dalam bahasa Inggris

Hambatan terbagi dalam dua hal, yaitu faktor alat dan faktor komunikasi.

a. Faktor Alat
Hambatan dari faktor peralatan/alat, yaitu:

• Suara berisik.
• Suara timbul tenggelam.
• Surat mengecil.
• Saat memutar/menekan tombol telepon, tidak terdengan nada kontak.
• Nada sambung tidak terdengar.
• Di tengah-tengah pembicaraan sambungan terputus.

b. Faktor Pemakaian (Komunikan dan Komunikator)
Hambatan dari faktor pemakaian, yaitu:

• Berbicara monoton dan tidak jelas pengucapannya.
• Berdecak atau berbicara di telepon sambil makan.
• Meninggalkan telepon sambil bicara kepada orang lain.
• Berbicara terlalu cepat.
• Desah nafas yang terdengar.
• Berbicara kotor atau sambil bersenda gurau.
• Berbicara sambil kepala bergerak ke kiri dan ke kanan.
• Letak gagang telepon terlalu ke atas/ke bawah.

D. MENERAPKAN TATA NASKAH SURAT-MENYURAT

1. Dasar-dasar surat
Menurut Kamus Besaar Bahasa Indonesia, edisi ketiga tahun 2002, kata surat mempunyai arti kertas yang bertulis atau secarik kertas sebagai tanda atau keterangan sesuatu yang ditulis. Jadi surat adalah alat komunikasi tertulis yang disampaikan dari satu pihak kepada pihak lain, baik atas nama pribadi maupun atas nama organisasi atau perusahaan
Sebuah surat dibuat dan dikirimkan dengan maksud agar si penerima surat mengerti maksud si pembuat surat. Oleh sebab itu agar isi surat sampai sesuai dengan kehendak si pengirim/ si pembuat surat, maka dalam membuat surat harus memenuhi kriteria sebagai berikut :

a. Surat harus dibuat dalam bentuk yang menarik

b. Surat hendaknya dibuat dengan bahasa yang mudah dimengerti, tidak bertele-tele dan menggunakan bahasa yang baik dan benar

c. Hindari penggunaan kata dan kalimat yang tidak perlu dan dapat membingungkan pihak penerima

d. Isi langsung kepada pokok permasalahan

e. Menggunakan bahasa yang sopan dan menarik

Jika seseorang / organisasi melakukan komunkasi secara terus – menerus dan tidak mendapat tanggapan, maka dapat diambil kesimpulan bahwa komunikasi tersebut tidak berhasil dan tidak berkelanjutan, serta hal ini tidak dapat dikatakan surat menyurat. Oleh karena itu, surat-menyurat atau korespondesi adalah gubungan komunkasi tertulis yang dilakukan secara terus-menerus, secara timbal bailik antara yang satu dengan yang lainnya.

Didalam sebuah organisasi, korespondensi dapat di bagi menjadi 2 macam, yaitu :

a. Korespondensi ekstern adalah hubungan surat menyurat yang dilakukan oleh organisasi dengan pihak luar

b. Korespondensi intern adalah hubungan surat menyurat antar pejabat dalam sebuah organisasi/kantor dan dapat juga antar kantor cabang dan pusat atau sebaliknya


2. Jenis-Jenis Surat

Jenis-Jenis surat ternyata tidak hanya satu tetapi ada bermacam-macam jenis surat. Surat-surat dapat dikelompokan berdasar pada sifat surat, wujud surat, kemanan isinya, proses penyelesaiannya, jumlah penerima atau sasarannya, maksud dan tujuannya serta dinas pos. Mari kita membahasnya satu persatu

a. Jenis surat berdasarkan sifatnya

Berdasarkan sifatnya surat dapat dibagi memjadi 5 macam, yaitu surat pribadi, surat niaga, surat sosial dan surat resmi.

1) Surat Pribadi

Adalah surat yang dibuat oleh seseorang ( atas nama pribadi ) yang berisi tentang hal-hal yang bersifat pribadi. Surat pribadi dibagi menjadi 2 macam, yaitu surat pribadi yang bersifat kekeluargaan ( misalnya surat dari anak kepada orang tuanya, surat perkenalan dengan seseorang , surat dari dan untuk saudara dan sebagainya) dan surat pribadi yang bersifat resmi ( misalnya surat lamaran pekerjaan, surat permohonan izin tidak masuk kerja/sekolah, surat dari seorang pegawai yang sisinya tentang permohonan cuti dan sebagainya) Surat Pribadi yang bersifat resmi dapat disebut pula setengah resmi

2) Surat Niaga

Adalah surat yang terdapat dalam dunia bisnis atau dunia niaga atau surat yang dibuat dan dikirim dari satu badan usaha/perusahaan ditujukan kepada badan usaha/perusahaan lainnya. Contoh : Surat perkenalan, surat permintaan penawaran, surat penawaran dan lain-lain

3) Surat Dinas Pemerintah

Adalah surat yang dibuat oleh instansi pemerintah yang isinya mengenai soal kedinasan. Surat dinas disebut juga dengan surat jabatan karena surat tersebut dibuat dan di tanda tangani seseorang atas nama jabatanya dalam suatu instansi ( bukan atas pribadi ) contoh : surat tugas, surat instruksi, surat perintah, surat keputusan dan sebagainya.

4) Surat Sosial

Adalah surat yang dibuat oleh lembaga-lembaga sosial yang isinya tentang kegiatan sosial dan bukan mencari keuntungan semata-mata

5) Surat Dinas Swasta

Adalah surat yang dipergunakan oleh instansi swasta yang isinya menyangkut kepetingan instansi swasta tersebut. Contoh : surat undangan rapat rutin /berkala, surat panggilan pegawai, surat peringatan untuk pegawai.

b. Jenis Surat Berdasarkan Wujudnya

Berdasarkan wujudnya ( secara fisiknya ) surat dapat dibagi menjadi 5 macam, yaitu kartu pos, warkat pos, surat bersampul, memorandum dan nota, telegram dan teleks. Hal ini akan kita bahas sekarang satu persatu-satu

1) Kartu Pos

Adalah selembar kertas karton tipis yang berukuran 10 x 15 Cm yang digunakan untuk menulis surat yang isinya singkat dan tidak bersifat rahasia, Kartu Pos dikeluarkan oleh Perum Pos dan Giro atau pihak swasta. Biasanya penggunaan kartu pos in untuk surat yang isinya tidak menyangkut rahasia pribadi ataupun rahasia perusahaan/instansi sehingga jikalau terbaca oleh orang yang tidak berkepentinganpun tidak akan merugikan pihak manapun

2) Warkat Pos

Adalah sehelai kertas yang dicetak sedemikian rupa sehingga apabila dilipat dapat berupa sebuah amplop dan apabila dibuka di dalamnya dapat digunakan untuk menuls surat. Warkat Pos hanya di lekuarkan oleh Perum

3) Surat Bersampul

Adalah surat yang isinya ditulis dalam lembaran-lembaran kertas terpisah, kemudian dilipan dan disimpan/dimasukan dalam sampul tertutp / amplop

4) Memorandum dan Nota

Adalah surat yang hanya berlaku ( digunakan ) untuk kantor atau suatu organisasi yang berisi tentang permintaan dan pemberian informasi dan petunjuk. Memo dibuat oleh pejabat yang lebih tinggi ditujukan kepada bahwahn atau sebaliknya maupun kepada pejabat yang setaraf, sedangkan Nota dibuat oleh pejabat yang lebih tinggi kepada bawahnya atau antar pejabat yang setaraf dalam suatu kantor. Kertas untuk memo dan nota umumnya berukuran setengan folio atau setengah kuarto

5) Telegram dan Teleks

Telegram adalah surat/berita yang dikirim dari jarak jauh. Sedangkan Teleks adalah pertukaran berita yang tercetak dari jarak jauh

3. Perlengkapan

Dalam kegiatan tulis-menulis surat diperlukan beberapa perlengkapan. Perlengkapan surat tersebut antara lain: kertas surat, sampul surat, dan lipatan surat

a. Kertas Surat

Sebagian besar pekerjaan kantor memerlukan bahan kertas. Kertas tersedia dalam berbagai jenis/macam, ukuran dan berat.

1) Jenis kertas

• Kertas HVS atau juga disebut Bond paper, untuk mengetik surat yang asli.
• Kertas Stensil (Duplicating paper), untuk membuat surat dalam jumlah banyak yang kemudian diperbanyak.
• Kertas Doorslag (Bank paper), untuk tindasan/tembusan surat.
• Union skin, untuk membuat dan mengirim surat ke luar negeri.
• Airmail paper
• Kertas tulis bergaris

2) Selain jenis kertas, terdapat juga benda-benda pos yang dijual di kantor pos:

• Kartu pos
• Warkat pos
• Wesel pos
• Kartu C7

3) Ukuran kertas

• Folio (21x23) cm
• Kuarto (21x28) cm
• Doble folio (42x33) cm
• A nol (0)-(84,1x118,9) cm
• A 1 (59,4x84,1) cm
• A 2 (45x59,1) cm
• A 3 (42x29,7) cm
• A 4 (21x29,7) cm
• A 5 (14,8x21) cm
• A 6 (10,5x14,8) cm

b. Sampul Surat

1) Berdasarkan ukuran kertas yang dipakai ada:

• Sampul persegi empat (kuarto)
• Sampul persegi panjang (folio)
• Sampul berjendela (surat telegram)

2) Berdasarkan wujudnya, sampul dibedakan menjadi:

• Sampul Banker (yang membuka bagian yang memanjang).
• Sampul Pocket (yang membuka bagian yang pendek).
• Sampul Berjendela (window) yaitu sampul berjendela dengan tutup kertas kaca.
• Aperture envelopes (jendela tidak memakai kertas kaca).

c. Lipatan Surat

• Singlefold (lipatan tunggal)
• Parallel Double Fold (lipatan ganda sejajar)
• Standard Fold (lipatan baku)
• “Low” Standard Fold (lipatan baku rendah)
• Accordion Fold (lipatan akordian)
• “Low” Accordion Fold (lipatan akordian rendah)
• French Fold (lipatan model Perancis)
• Bolonial Fold (lipatan model baron)

4. Bagian-bagian
a. Kepala Surat.

b. Tanggal Surat

c. Nomor Surat

d. Lampiran

e. Hal atau Perihal

f. Alamat Dalam

g. Salam Pembuka

h. Dengan hormat,

i. Assalamu’alaikum wr. wb,

j. Isi Surat

• Alinea pembuka
• Isi surat
• Alinea penutup

k. Nama Jabatan

l. Nama Terang dan NIP

m. Tembusan

n. Inisial

5. Bentuk-Bentuk

a. LURUS PENUH (Full Block Style)

Kepala surat (kop surat) merupakan bagian penting surat yang menunjukkan identitas instansi asal dari suatu surat. Kepala surat dapat diketik secara sentering horisontal, blok, atau pivot tergantung dari aturan yang berlaku di suatu instansi baik pemerintah maupun swasta.

Untuk pengetikan kepala surat (kop surat) secara umum diberi ruang 10 kali kait (enter) untuk menggunakan kertas kuarto dan 12 kait (enter) untuk ukuran kertas folio jika menggunakan jarak baris 1.

Pengetikan surat bentuk lurus penuh (full block) adalah pengetikan surat yang semua bagian surat diketik lurus sebelah kiri atau memulai dari pasak kiri. Pengetikan bentuk surat ini sangat mudah jika dibandingkan dengan bentuk-bentuk surat lainnya. Untuk lebih jelasnya perhatikan bagan di bawah ini.

b. BENTUK LURUS (BLOCK)

Bentuk surat ini diketik mulai dari pasak kiri seperti pengetikan bentuk surat lurus penuh (full block), kecuali tanggal dan salam penutup, nama perusahaan/lembaga, nama yang akan menanda tangani surat. Hal-hal tersebut diketik mulai dari tengah kertas setelah diberi spasi 5 ke kanan dan jika surat tersebut terdapat “untuk perhatian” (attention line) dan “Hal” (subject line), maka diketik secara sentering horizontal.

Mengirim surat yang baik tentunya harus dilengkapi dengan amplop atau sampul. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kerahasian dan kerapian surat. Selain itu penerima surat lebih mudah untuk mengenali dari mana surat berasal, apalagi kalau amplop atau sampul tersebut dilengkapi dengan kop.

c. BENTUK SETENGAH LURUS

Bentuk surat setengah lurus (semi block) hampir sama dengan bentuk lurus (block), perbedaan terletak pada pengetikan isi saja yaitu setiap alinea, diketik setelah masuk 5 (lima) spasi.

d. BENTUK BERTAKUK

Secara keseluruhan bentuk surat bertakuk (Idented Style) dan bentuk surat setengah lurus tidak jauh berbeda . Perbedaannya hanya terletak pada cara penulisan alamat tujuan. Penulisan alamat tujuan yang bergerigi inilah yang disebut bertakuk.

Penulisan garis pertama alamat tujuan dimulai dari margin kiri. Awal baris kedua dimulai setelah masuk lima hentakan dari awal baris pertama. Awal baris ketiga dimulai setelah masuk lima hentakan dari awal baris kedua; dan seterusnya

e. Alinea Menggantung (Hanging Paragrafh Style)

Sesuai dengan namanya, alenia pada model ini memang menggantung. Jika pada model lain awal alenia dimulai dari margin kiri atau masuk lima hentakan ketik, pada model ini hanya awal alenia yang dimulai dari margin kiri, sedangkan baris berikutnya masuk lima hentakan ketik dari margin kiri.

f. Bentuk Resmi Indonesi Lama (Official Style )

Bentuk resmi Indonesia lama memiliki penempatan bagian-bagian surat yang khas. Bentuk surat berperihal ini dipakai oleh instansi pemerintah dan masyarakat umum.

g. Bentuk Resmi Indonesia Baru (New Offical Style)

Bentuk resmi Indonesia baru ini tidak jauh berbeda dengan bentuk resmi Indonesia lama. Pada bentuk ini penulisan notasi tiga serangkai: nomor, lampiran, dan hal tetap pada posisinya, yaitu di sebelah kiri atas. Demikian pula tanggal, tetap ditempatkan di sebelah kanan atas.

Posisi alamat tujuan pada bentuk resmi baru ini tidak sama dengan bentuk resmi lama. Alamat tujuan letaknya di sebelah kiri, turun beberapa spasi dari isi perihal. Pengetikan nama kota tidak masuk lima hentakan dari awal baris di atasnya.

Perbedaan lain terletak pad penulisan salam penutup, nama organisasi yang mengeluarkan surat, nama penadatangan, dan jabatan penanda tangan surat. Rangkaian penulisan bagian surat itu tidak ditulis centering, melainkan ditulis secara block.

6. Bahasa Surat
a. Bahasa yang jelas

Yang dimaksud dengan jelas adalah bahas yang tidak memberi peluang untuk ditafsirkan secara berbeda. Bahas dikatakan jelas jika dua orang atau lebih mempunyai penafsiran yang sama tentang suatu maksud .

Faktor penyebab ketidakjelasan adalah mulai dari kesalahan dalam penulisan ejaan sampai ketidak rapihan penataan alenia.

b. Bahasa yang lugas

Lugas dapat diartikan sederhana, simple, langsung pada masalah. Dalam dunia bisnis orang selalu menginginkan segala sesuatu serba cepat dan seca praktis atau lugas. Sehingga setiap penulisan gagasan, penyelesaian masalah dilakukan tidak bertele-tele atau berbelit-belit. Penggunaan bahasa harus padat dan hemat tetapi tetap mengandung makna yang lengkap dan jelas.

c. Bahasa yang umum

Yang dimaksud dengan bahasa umum dalam pembahasan ini adalah bahas resmi yang memasyarakat, bahasa baku yang dipakai di depan umum, bahasa yang dipahami oleh semua lapisan masyarakat. Bahasa umum juga dapat dikatakan sebagai bahas standar.

d. Kata yang baku

Yang dimaksud dengan kata baku atau standar adalah kata yang dianggap paling benar ditinjau dari segi penulisan dan pengucapannya.

e. Ungkapan tetap

Ungkapan tetap atau dapat juga disebut ungkapan idiomatik adalah ungkapan yang unsurnya terdiri atas dua kata atau lebih yang berpola tetap (konstruksinya berbentuk frasa, dan disebut frasa transisi)

f. Pemakaian EYD

• Penulisan huruf
• Penulisan kata
• Penulisan unsur serapan
• Pemakaian tanda baca